Datenschutzerklärung

Stand: 24. September 2026

Emsig Radio (emsigradio.com) wird von der WL Artworld Solutions GmbH, Weydingerstraße 6, 10178 Berlin, Deutschland, betrieben. Die näheren Angaben zum Unternehmen und Kontaktinformationen finden Sie im Impressum.

Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist für uns sehr wichtig. Nachstehend informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren Daten.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website emsigradio.com, den Promo-Dienst Emsig Radio (Kundenkonten, Hörseiten und Empfängerbereich) sowie die Promo-Mails, die wir im Rahmen des Dienstes versenden.

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen oder den Dienst Emsig Radio nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Für wen diese Erklärung gilt

Emsig Radio hat drei Gruppen von Nutzer:innen, und für jede gibt es einen eigenen Abschnitt:

• Besucher:innen der Website (Abschnitte 2 bis 4).
• Kund:innen — Labels, Künstler:innen und Promoter, die ein Konto anlegen und Kampagnen beauftragen oder selbst verschicken (Abschnitte 4, 6 und 7).
• Empfänger:innen — DJs, Radio- und Presseleute, Playlist-Kurator:innen und Booker, die von uns Promos erhalten (Abschnitt 5).

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie bei der Registrierung, bei der Anmeldung für Promos oder in einer Rückmeldung zu einem Release eingeben.

Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website und des Dienstes zu gewährleisten. Die übrigen Daten dienen der Erbringung des Dienstes: der Verwaltung Ihres Kontos, der Abwicklung und Abrechnung von Kampagnen und — bei Empfänger:innen — dem Versand passender Promos und der Weitergabe Ihrer Rückmeldung an das beauftragende Label.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Analyse-Tools und Tools von Drittanbietern

Auf dieser Website werden keine Analyse-Tools, keine Werbe-Tracker und keine Fehlerprotokollierungsdienste von Drittanbietern eingesetzt. Schriftarten werden von unseren eigenen Servern ausgeliefert; beim Aufruf der Seiten werden keine Inhalte von Drittservern nachgeladen. Der einzige Dritte, mit dem Ihr Browser beim Aufruf in Kontakt kommt, ist das in Abschnitt 2 beschriebene Netzwerk von Cloudflare.

2. Hosting und Content Delivery Networks (CDN)

Wir hosten die Inhalte unserer Website und unseres Dienstes bei folgendem Anbieter:

Hetzner

Anbieter ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (nachfolgend Hetzner). Unsere Server stehen in Rechenzentren von Hetzner in Deutschland. Dort werden auch die Dateien des Dienstes gespeichert — insbesondere die von Kund:innen hochgeladenen Audiodateien und Artwork, Rechnungen und Kampagnen-Reports (Hetzner Object Storage, Standort Falkenstein). Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Hetzner: https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy/.

Die Verwendung von Hetzner erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website und Bereitstellung unseres Dienstes.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Cloudflare

Wir nutzen den Service „Cloudflare“. Anbieter ist die Cloudflare Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA (im Folgenden „Cloudflare“).

Cloudflare bietet ein weltweit verteiltes Content Delivery Network mit DNS an. Dabei wird technisch der Informationstransfer zwischen Ihrem Browser und unserer Website über das Netzwerk von Cloudflare geleitet. Das versetzt Cloudflare in die Lage, den Datenverkehr zwischen Ihrem Browser und unserer Website zu analysieren und als Filter zwischen unseren Servern und potenziell bösartigem Datenverkehr aus dem Internet zu dienen. Hierbei kann Cloudflare auch Cookies oder sonstige Technologien zur Wiedererkennung von Internetnutzern einsetzen, die jedoch allein zum hier beschriebenen Zweck verwendet werden.

Der Einsatz von Cloudflare beruht auf unserem berechtigten Interesse an einer möglichst fehlerfreien und sicheren Bereitstellung unseres Webangebotes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details und weitere Informationen zum Thema Sicherheit und Datenschutz bei Cloudflare finden Sie hier: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/.

Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/5666.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen oder den Dienst Emsig Radio nutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

WL Artworld Solutions GmbH
Weydingerstraße 6
10178 Berlin
Deutschland

Telefon: +49 (0)30 12086092
E-Mail: [email protected]

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung auf dieser Website

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät (z. B. via Device-Fingerprinting) eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden), wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter. Im Falle einer gemeinsamen Verarbeitung wird ein Vertrag über gemeinsame Verarbeitung geschlossen.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten — von ihrer Speicherung abgesehen — nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies

Unsere Internetseiten verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies. Cookies sind kleine Datenpakete und richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Im Einzelnen setzen wir:

• ein Sitzungs-Cookie, das Ihre Sitzung auf dem Server wiedererkennt (Anmeldung, Formulare, Spracheinstellung). Es wird nach Ende der Sitzung gelöscht.
• ein Cookie mit einem Sicherheits-Token, das unsere Formulare vor dem Missbrauch durch fremde Websites schützt (CSRF-Schutz).
• wenn Sie bei der Anmeldung „Angemeldet bleiben“ wählen: ein dauerhaftes Cookie, das Sie auf diesem Gerät angemeldet hält, bis Sie sich abmelden.
• während einer nicht öffentlichen Vorabversion des Dienstes: ein Cookie, das den Zugang eingeladener Tester:innen freischaltet.

Diese Cookies sind für die von Ihnen gewünschten Funktionen erforderlich. Sie werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO gesetzt, und der Zugriff auf Ihr Endgerät ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig. Cookies zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens, Werbe-Cookies oder Cookies von Drittanbietern setzen wir nicht. Deshalb gibt es auf dieser Website auch kein Cookie-Banner: Es gibt nichts, wozu wir Ihre Einwilligung einholen müssten.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website — hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

Schutz vor Missbrauch

Um Missbrauch zu verhindern, begrenzen wir die Zahl der Anfragen, die von einer IP-Adresse in kurzer Zeit gestellt werden können — etwa beim Anfordern von Anmeldecodes oder beim Absenden des Promo-Formulars. Dafür wird Ihre IP-Adresse für wenige Minuten in einem Zähler gespeichert und danach verworfen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes).

Anfragen per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Unsere geschäftliche E-Mail-Infrastruktur wird von Infomaniak betrieben (siehe Abschnitt 8).

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen an uns per E-Mail übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen — insbesondere Aufbewahrungsfristen — bleiben unberührt.

E-Mail-Versand über Scaleway

Der Versand aller E-Mails aus dem Dienst — Anmelde- und Bestätigungscodes, Einladungen, Rechnungen und Benachrichtigungen ebenso wie die Promo-Mails an Empfänger:innen — erfolgt über den Dienst Transactional Email von Scaleway. Anbieter ist die Scaleway SAS, 8 rue de la Ville l'Évêque, 75008 Paris, Frankreich. Wir nutzen ausschließlich die Region Paris; die Daten werden innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und nicht in Drittstaaten übertragen. Datenschutzerklärung: https://www.scaleway.com/en/privacy-policy/.

Scaleway verarbeitet dafür die Empfängeradresse, den Inhalt der Mail und technische Zustelldaten. Wir fragen bei Scaleway ab, ob eine Mail zugestellt werden konnte, unzustellbar war oder als Spam gemeldet wurde, und speichern dieses Ergebnis zum jeweiligen Versand. Unsere Mails enthalten keine Zählpixel; ob Sie eine Mail geöffnet haben, erfassen wir nicht.

Die Nutzung von Scaleway erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen und sicheren E-Mail-Versand.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Registrierung und Kundenkonto

Labels, Künstler:innen und Promoter können sich auf dieser Website registrieren, um den Dienst zu nutzen. Die dazu eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Passwort) verwenden wir nur zum Zwecke der Nutzung des Dienstes. Die bei der Registrierung abgefragten Pflichtangaben müssen vollständig angegeben werden. Anderenfalls werden wir die Registrierung ablehnen.

Ihr Passwort wird nicht im Klartext gespeichert, sondern als sogenannter Salted Hash. Sie können Ihr Konto zusätzlich mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung (Einmalcodes aus einer Authenticator-App; das dafür nötige Geheimnis und die Wiederherstellungscodes speichern wir verschlüsselt) oder mit Passkeys schützen; bei Passkeys speichern wir nur den öffentlichen Schlüssel. Wird eine Anmeldung abgelehnt, können Sie sich einen Anmeldecode per E-Mail schicken lassen; er ist zehn Minuten gültig. Sie sind für die Sicherung Ihrer Zugangsdaten selbst verantwortlich.

Ein Konto gehört zu einem Team. Wenn Sie weitere Personen in Ihr Team einladen, speichern wir deren E-Mail-Adresse, die Rolle und wer eingeladen hat, bis die Einladung angenommen wurde oder abgelaufen ist.

Für wichtige Änderungen etwa beim Angebotsumfang oder bei technisch notwendigen Änderungen nutzen wir die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse, um Sie auf diesem Wege zu informieren.

Die Verarbeitung der bei der Registrierung eingegebenen Daten erfolgt zum Zwecke der Durchführung des durch die Registrierung begründeten Nutzungsverhältnisses und ggf. zur Anbahnung weiterer Verträge (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die bei der Registrierung erfassten Daten werden von uns gespeichert, solange Sie auf dieser Website registriert sind. Sie können Ihr Konto in den Kontoeinstellungen selbst löschen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen — insbesondere für Rechnungen — bleiben unberührt.

5. Der Promo-Dienst: Daten von Empfänger:innen

Dieser Abschnitt richtet sich an DJs, Radio- und Presseleute, Playlist-Kurator:innen, Booker und alle anderen, die von uns Promos erhalten. Was wir Ihnen dabei versprechen, steht in den Empfängerbedingungen; hier steht, welche Daten dafür verarbeitet werden.

Wie Sie in den Verteiler kommen

Promo-Mails sind Werbung. Wir verschicken sie nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Es gibt drei Wege in den Verteiler:

• Sie melden sich über das Formular „Promos bekommen“ an. Wir schicken Ihnen einen Bestätigungscode an die angegebene Adresse; erst wenn Sie ihn eingeben, ist die Anmeldung wirksam (Double-Opt-in). Vorher wird nichts verschickt.
• Eine Kuratorin oder ein Kurator von Emsig Radio lädt Sie ein. Auch dann wird nichts verschickt, bevor Sie die Einladung per E-Mail bestätigt haben.
• In Einzelfällen dokumentieren wir eine bereits bestehende Beziehung — etwa zu einer Redaktion, mit der wir seit Jahren zusammenarbeiten. Diese Bestätigung gibt eine namentlich benannte Person bei uns ab, und sie wird mit Datum festgehalten.

Zu jeder Einwilligung speichern wir, wann Sie eingeladen wurden, wann Sie bestätigt haben, auf welchem Weg, und welche Fassung der Empfängerbedingungen dabei galt. Eine Anmeldung, die nicht innerhalb von drei Monaten bestätigt wird, löschen wir.

Welche Daten wir speichern

Ihr Profil besteht aus Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse, Ihrer Tätigkeit (DJ, Radio, Presse, Playlist, Booking oder Sonstiges), dem Medium oder Outlet, für das Sie arbeiten, Land und Stadt, Sprachen, gewünschten Dateiformaten, den Genres, die Sie hören oder nicht hören möchten, Labels, von denen Sie nichts erhalten möchten, Ihrer Vorlaufzeit vor einem Release, Ihrem persönlichen Sendelimit und den Notizen, die Sie uns zu Ihrem Fokus geben. Dazu kommt, in welchen Verteilern (Pools) Sie sind. Alles davon können Sie über den Link in jeder Promo-Mail oder unter „Zugang“ selbst einsehen und ändern; ein Konto brauchen Sie dafür nicht.

Unsere Kurator:innen halten außerdem interne Notizen dazu fest, zu welchen Releases Sie passen. Das ist unsere redaktionelle Einschätzung, keine Aussage über Sie.

Sendelimits, Ruhezeiten und Abmeldung

Wir schreiben Sie höchstens so oft an, wie es Ihr Sendelimit erlaubt, und nicht nachts oder am Wochenende. Jede Promo-Mail enthält einen Abmeldelink, der mit einem Klick und ohne Anmeldung funktioniert; auch Ihr E-Mail-Programm kann die Abmeldung direkt auslösen (RFC 8058). Eine Abmeldung wirkt sofort und für alle Verteiler. Sie können Ihre Einwilligung außerdem jederzeit per E-Mail an uns widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Hörseiten

Statt Anhängen enthält jede Promo-Mail einen persönlichen Hörlink. Der Link ist signiert und nur für Sie bestimmt; wer ihn hat, kann die Seite ohne Anmeldung öffnen. Zu jedem Versand speichern wir, wann die Mail verschickt wurde und ob sie zugestellt werden konnte, wie weit Sie in die einzelnen Tracks hineingehört haben (als Summe je Track, nicht als Protokoll einzelner Wiedergaben), ob und wann Sie einen Track heruntergeladen haben und in welchem Format, sowie Ihre Rückmeldung. Auf den Hörseiten werden keine IP-Adressen gespeichert, kein Standort ermittelt und keine Analyse-Tools eingesetzt.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung in die Empfängerbedingungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse, dem beauftragenden Label belegen zu können, was mit seinem Release passiert ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ihre Rückmeldung und wer sie sieht

Zu jedem Release können Sie eine Rückmeldung geben: eine Bewertung, was Sie damit vorhaben (spielen, charten, besprechen, buchen oder „nichts für mich“) und einen Kommentar. Das beauftragende Label sieht diese Rückmeldung zusammen mit Ihrem Namen und Ihrem Outlet in seinem Kampagnen-Report — das ist der Zweck der Sache, und die Empfängerbedingungen sagen es. Öffentlich zitiert werden dürfen Sie nur, wenn Sie das bei der Rückmeldung ausdrücklich erlauben (Zitatfreigabe); ohne Freigabe bleibt Ihr Kommentar zwischen Ihnen, uns und dem Label.

Wenn Sie später die Löschung Ihrer Daten verlangen, entfernen wir den Text Ihrer Rückmeldungen; die Bewertung bleibt als Zahl ohne Bezug zu Ihrer Person erhalten. Ein Zitat, das ein Label mit Ihrer Freigabe bereits veröffentlicht hat, können wir nicht zurückholen; wir sorgen aber dafür, dass es nicht erneut verwendet wird.

Persönlich gekennzeichnete Downloads (Wasserzeichen)

Ein Label kann für eine Kampagne festlegen, dass Downloads persönlich gekennzeichnet werden. Dann enthält jede Datei, die Sie herunterladen, ein unhörbares Wasserzeichen, das auf Ihren Versand verweist. Wird eine unveröffentlichte Aufnahme weitergegeben, lässt sich so feststellen, aus welchem Versand die Datei stammt. Am Klang ändert das nichts. Ob eine Kampagne gekennzeichnet ist, steht auf der Hörseite, bevor Sie herunterladen.

Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse des Labels und von uns am Schutz unveröffentlichter Aufnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die gekennzeichneten Dateien löschen wir drei Monate nach Abschluss der Kampagne; die Zuordnung zwischen Kennzeichen und Versand bleibt so lange bestehen wie der Versand selbst.

Sperrliste

Wenn Sie sich abmelden oder die Löschung Ihrer Daten verlangen, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse als kryptografischen Hash in einer Sperrliste. Der Hash lässt sich nicht in die Adresse zurückrechnen, ermöglicht aber, dieselbe Adresse künftig zu erkennen — auch wenn ein Label sie später erneut importiert. Die Sperrliste enthält weder Namen noch Outlet noch Verlauf und wird mit keinen anderen Daten zusammengeführt. Sie dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie nichts mehr von uns bekommen; das liegt sowohl in Ihrem Interesse als auch in unserem Interesse an der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 7 UWG). Die Speicherung in der Sperrliste ist zeitlich nicht befristet.

Auskunft und Löschung

Auf Anfrage stellen wir Ihnen alles, was wir über Sie gespeichert haben, in einem maschinenlesbaren Format zusammen: Ihr Profil mit der Einwilligungshistorie, Ihre Verteiler, Ihre Versendungen, Hördaten und Rückmeldungen. Ebenso löschen wir Ihre Daten auf Anfrage — mit den in diesem Abschnitt beschriebenen Ausnahmen (Sperrliste, bereits veröffentlichte Zitate).

Speicherdauer im Promo-Dienst

• Ihr Profil bleibt gespeichert, solange Ihre Einwilligung besteht. Nach einer Abmeldung wird es sechs Monate später gelöscht; die Frist gibt Zeit, eine versehentliche Abmeldung rückgängig zu machen.
• Eine unbestätigte Anmeldung wird nach drei Monaten gelöscht.
• Versendungen mit Hördaten und Rückmeldungen werden 24 Monate nach Abschluss der jeweiligen Kampagne gelöscht.
• Gekennzeichnete Download-Dateien werden drei Monate, Streaming-Kopien zwölf Monate nach Abschluss der Kampagne gelöscht.
• Die Sperrliste wird nicht gelöscht.

6. Der Promo-Dienst: Kund:innen, Kampagnen und Zahlungen

Kunden- und Vertragsdaten

Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Kunden- und Vertragsdaten zur Begründung, inhaltlichen Ausgestaltung und Änderung unserer Vertragsbeziehungen. Dazu gehören die Firmierung, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Teams, die Daten Ihrer Labels und Künstler:innen, Ihre Kampagnen mit Briefing, Audiodateien, Artwork und Nachrichten an unsere Kurator:innen, Ihr Tarif sowie Rechnungen und Zahlungsstatus. Personenbezogene Daten über die Inanspruchnahme dieses Dienstes (Nutzungsdaten) erheben, verarbeiten und nutzen wir nur, soweit dies erforderlich ist, um Ihnen die Inanspruchnahme des Dienstes zu ermöglichen oder abzurechnen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die erhobenen Kundendaten werden nach Abschluss des Auftrags oder Beendigung der Geschäftsbeziehung und Ablauf der ggf. bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Rechnungen bewahren wir nach § 147 AO acht Jahre auf; sie sind unveränderlich und von unseren Löschroutinen ausgenommen. Hochgeladene Audiodateien löschen wir auf Ihre Anfrage; Streaming-Kopien davon werden zwölf Monate nach Abschluss der Kampagne gelöscht.

Zahlungsdienstleister Mollie

Zahlungen für Kampagnen und Tarife wickeln wir über Mollie ab. Anbieter ist die Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande (im Folgenden „Mollie“). Wenn Sie eine Zahlung leisten, werden Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kartennummer, IBAN) vom Zahlungsdienstleister zum Zwecke der Zahlungsabwicklung verarbeitet; Emsig Radio erhält und speichert dabei keine Rohdaten von Zahlungsmitteln. Wir übermitteln an Mollie den Betrag, eine Beschreibung des Auftrags, die Rechnungsnummer und Ihre Spracheinstellung und erhalten zurück, ob und mit welcher Methode gezahlt wurde. Bei wiederkehrenden Tarifzahlungen legt Mollie für Sie ein Kundenprofil mit einem Zahlungsmandat an, dessen Kennung wir speichern, um Folgezahlungen auszulösen. Für diese Transaktionen gelten die Vertrags- und Datenschutzbestimmungen von Mollie: https://www.mollie.com/de/privacy.

Der Einsatz des Zahlungsdienstleisters erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsabwicklung) sowie im Interesse eines möglichst reibungslosen, komfortablen und sicheren Zahlungsvorgangs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Beobachtung öffentlicher Quellen (Monitoring)

Um Ihnen belegen zu können, wo Ihr Release gespielt oder besprochen wurde, lesen wir öffentlich veröffentlichte Quellen aus — etwa die Playlist-Feeds von Radiosendern — und gleichen sie mit Ihren Kampagnen ab. Dabei werden keine Daten von Empfänger:innen verarbeitet; gespeichert werden der Fund, seine Quelle, der Zeitpunkt und ein Link oder Beleg. Unsere Kurator:innen prüfen jeden Fund, bevor er in Ihren Report aufgenommen wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

7. Auftragsverarbeitung: Ihre eigenen Kontaktlisten

Sie können den Dienst auch für Ihre eigenen Kontakte nutzen — indem Sie eine Liste importieren oder einen Link teilen, über den sich Interessierte selbst bei Ihnen eintragen. Für diese Kontakte sind Sie die verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO, und wir verarbeiten die Daten in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Den dafür erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen Sie in der Plattform ab, bevor der erste Import möglich ist; beim Import halten wir fest, wer wann bestätigt hat, woher die Kontakte stammen und welche Fassung des Vertrags galt.

Ihre Kontakte sind für keine andere Kundin und keinen anderen Kunden sichtbar und werden nie mit unseren eigenen Verteilern zusammengeführt. Eine Abmeldung gilt allerdings plattformweit: Wer sich einmal abgemeldet hat, wird über die Sperrliste (Abschnitt 5) auch aus einem späteren Import herausgehalten.

Wenn Sie als Kontakt einer Kundin oder eines Kunden von uns eine Mail erhalten haben und Auskunft oder Löschung verlangen möchten, wenden Sie sich an das Label, das Sie angeschrieben hat; Anfragen, die uns erreichen, leiten wir weiter und unterstützen bei der Beantwortung.

8. Allgemeine geschäftliche Datenverarbeitung

Über die website- und dienstbezogene Verarbeitung hinaus setzen wir für den allgemeinen Geschäftsbetrieb der WL Artworld Solutions GmbH die nachfolgend genannten Dienstleister ein. Wenn Sie als Kundin, Kunde, Lieferant, Geschäftspartner oder sonstiger Kontakt geschäftlich mit uns in Kontakt treten und uns dabei personenbezogene Daten übermitteln, können diese Daten im Rahmen der folgenden Dienste gespeichert, gesichert oder verarbeitet werden.

Infomaniak (E-Mail, Dateiaustausch, Videokonferenzen)

Für unsere geschäftliche E-Mail-Infrastruktur, den Austausch von Dokumenten (kDrive) und Videokonferenzen (kMeet) nutzen wir Dienste der Infomaniak Network AG, Rue Eugène Marziano 25, 1227 Les Acacias, Schweiz (im Folgenden „Infomaniak“). Die Schweiz verfügt über einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission; eine Datenübertragung in die Schweiz ist daher ohne gesonderte Garantien datenschutzrechtlich zulässig. Datenschutzerklärung von Infomaniak: https://www.infomaniak.com/de/agb/datenschutzrichtlinie.

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren oder von uns per E-Mail kontaktiert werden, werden die dabei ausgetauschten Nachrichten einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt) auf den Servern von Infomaniak gespeichert und verarbeitet. Sofern im Rahmen des Kundenkontakts Dateien über kDrive ausgetauscht werden, werden die ausgetauschten Dokumente sowie die Kontaktdaten der beteiligten Personen ebenfalls dort gespeichert. Bei Videokonferenzen über kMeet verarbeitet der Anbieter die zur Teilnahme angegebenen Daten (E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer), Dauer, Beginn und Ende der Teilnahme sowie die für die Verbindung erforderlichen technischen Daten (insbesondere IP-Adresse, Gerätetyp, Betriebssystem und Browser).

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen und effizienten geschäftlichen Kommunikation). E-Mails werden so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens erforderlich ist, mindestens jedoch für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Mit Infomaniak besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV).

Datensicherung (Backups)

Unsere Systeme und die darauf verarbeiteten Daten werden regelmäßig in verschlüsselter Form gesichert. Hierfür nutzen wir den Speicher unseres Hosting-Anbieters Hetzner (Abschnitt 2) sowie Infomaniak Swiss Backup (siehe oben). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Ausfallsicherheit und Datensicherheit) sowie, soweit aufbewahrungspflichtige Unterlagen gesichert werden, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Mit beiden Anbietern besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV).

Buchhaltung und Rechnungswesen

Für unsere Buchhaltung und die Erstellung von Rechnungen setzen wir eine Buchhaltungssoftware der Haufe Service Center GmbH, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg (Haufe Group / Lexware), ein; insoweit besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV). Datenschutzerklärung: https://www.lexware.de/datenschutz/. Unsere laufende Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie die Erstellung von Jahresabschlüssen und die steuerliche Beratung werden durch die LADM Liesegang Aymans Decker Mittelstaedt & Partner mbB (Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte), Arnoldstr. 9, 47906 Kempen, übernommen. Dabei werden die hierfür erforderlichen Daten, einschließlich Kunden-, Vertrags- und Rechnungsdaten, verarbeitet. Soweit LADM die laufende Lohn- und Finanzbuchhaltung weisungsgebunden für uns übernimmt, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags; soweit LADM steuerberatend tätig ist (insbesondere Erstellung von Jahresabschlüssen und steuerliche Beratung), handelt LADM als eigene verantwortliche Stelle und unterliegt der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Eine Datenübertragung in Drittstaaten findet hierbei nicht statt.